Jedynymi dokumentami, jakie mogą stanowić dowód transakcji i być następnie podstawą rozliczenia podatkowego, jakiemu podlega przedsiębiorstwo są faktury VAT. Zatem faktura proforma nie może być traktowana jak dowód takiej transakcji. Jest ona jedynie zapowiedzią przyszłej faktury. Bardzo często zawierane są w niej wstępne ustalenia, co do warunków umowy, jaką zawierają ze sobą dwaj kontrahenci. Każda faktura proforma zawierać może termin realizacji, w którym dostawca zobowiąże się dostarczyć towar albo usługę do odbiorcy. Jednak żadne z tych wstępnych uzgodnień nie stanowi jeszcze zobowiązania. Mimo to stanowi swego rodzaju zapewnienie, co do oczekiwań każdej ze stron. Stąd też taka faktura proforma coraz częściej pojawia się w obrocie. Wprawdzie kwestia jej formy nie jest nigdzie uregulowana, jednak przyjęło się, że nie różni się niczym od standardowej faktury, za wyjątkiem nagłówka. Niepożądane byłoby pomylenie jej z faktycznym dowodem transakcji. Nie może ona bowiem być wciągana do ewidencji, księgowana i nie może posłużyć przy rozliczeniu podatkowym.